Pandemi’nin henüz başladığı günlerde tüm sektörlerde olduğu gibi biz de endişe içerisindeydik. Aklımızdaki en önemli sorulardan biri, “Şimdi biz müşterimize nasıl ulaşacağız, bu dönemi onlarla yüz yüze gelmeden nasıl geçireceğiz?” idi.
Kriz dönemlerinde müşterinize servislerinizi ulaştıramasanız da ilişkinizi mutlaka sürdürmeniz, müşteriniz ile ilişkinizi güncel tutmanız, olası değişiklikler ve yeniliklerden onları mutlaka haberdar etmeniz gerekir.
Krizlerde pazarlama faaliyetlerini; doğal olarak bütçelerini kısmak en kolay davranış modeli olsa da, gerçekte bu dönemlerde pazarlamayı devam ettirmek, müşteriniz ile ilişkinizi daha da güçlendirmek zorundasınız.
Peki böyle bir ortamda, biz müşterimize nasıl ulaşacağız?
E-satış ekipleri ile ilk tanışmam, neredeyse 20 yıl öncesine dayanıyor. Bu sanal satış ekipleri, ilaç sektöründeki yasal kısıtlamalar sebebiyle doktor ziyaretlerini dijital ortama taşıyan ilaç firmaları tarafından tasarlanmış ekiplerdi. Daha sonraki dönemlerde bu platformları; mesafe & zaman farklarından kaynaklı görüşme zorlukları nedeniyle daha çok uluslararası toplantılarda ve eğitimlerde sık sık kullanır olduk.
Pandemi henüz ilan edilmemişken, temsilciliğini yaptığımız bir şirketin yurt dışından gelen sahibi ile sahada satış ziyaretleri yapıyordum ki o günler, Covid 19’un bizim topraklarımızda var olamayacağı ve hastalığın sadece yurtdışından taşınacağından emin olduğumuz günlerdi. Ziyaret edeceğimiz son müşterimiz, toplantıdan birkaç saat önce beni aradı ve biraz da utanarak, Covid 19 sebebiyle bizi ofislerine kabul edemeyeceklerini ( bu ziyaretin onlar için tehlikeli olabileceğini de ima ederek ) ziyareti iptal etmemiz gerektiğini belirtti.
Tabii bu bilgiyi müşterime aktarmam o an için mümkün değildi, zira bu satış toplantısını bir şekilde gerçekleştirmemiz gerekliydi. Temsilciliğini yaptığım şirket sahibine, müşterinin ofis dışında olduğunu ve görüşmeyi online yapabileceğimizi söyledim. Çok normal karşıladı.
Müşterime bu çözümü sunduğumda ise biraz şaşırdı ve “Nasıl yapacağız?” dediğinde, “Zoom üzerinden yapalım.” cevabıma “Zoom nedir?” yanıtını verdi. Sonuçta biz, aramızda sadece 2 km kadar mesafe olmasına rağmen satış görüşmemizi zoom üzerinden gerçekleştirdik ve çok verimli bir toplantı oldu.
O günden bu yana @zoom, @teams, @ciscowebex, @skype @gotomeetings gibi platformlar hızla gündelik hayatımıza girdiler. Takım toplantılarımızı, arkadaş, aile görüşmelerimizi buralara taşıdık ve normalleştirdik.
Biz de pandeminin başından bu yana, 10 farklı destinasyonda temsil ettiğimiz şirketleri, müşterilerimizle bu platformlar aracılığı ile satış toplantılarında ve destinasyon eğitimlerinde buluşturduk. Büyük katılımlı sektör toplantılarını düzenledik, moderasyonunu yaptık ve potansiyel işlerimizi müşterilerimizle yarına hazır hale getirdik.
Bir yandan da katıldığımız webinarlar ve çevrimiçi eğitimler aracılığıyla yeniliklerden haberdar olmaya, sektörümüzle iletişimde kalmaya ve yetkinliklerimizi geliştirmeye çalıştık; bazıları bize değer kattı; yeni iş odakları ve iş ağımıza yeni kontaklar ekledi, bazılarını ise zaman kaybı olarak değerlendirdik ve “Neden buna zaman ayırdık?” diye hayıflandık!
Geçtiğimiz gün, danışmanlığını yaptığım bir açılış oteli projesinde, genel müdür ve satış direktörü ile 17 çevrimiçi sanal satış görüşmesini, 3 güne sığdırdık. İstanbul gibi bir şehirde müthiş bir lüks!
Sektörde çokça duymaya başlayacağımız ve daha da önemlisi müşterimizin bizi yönlendireceği ve belki de bir süre zorlayacağı “Sanal Satış Ziyaretleri” yapmadan önce şu önemli soruyu sormalıyız,
“Bu platformu en etkin nasıl kullanırız ve güçlü satış araçlarına çevirebiliriz?”
Gelin bu konuyu iki alanda değerlendirip önerilerimizi sıralayalım.
A – Başlamadan önce;
· İşiniz için uygun bir çevrimiçi sanal toplantı platformunu seçin;
İşiniz neyi gerektiriyor, sadece müşterileriniz ile birebir veya dar katılımlı toplantılar mı düzenleyeceksiniz ? Yoksa geniş katılımlı webinar’lar mı planlıyorsunuz ? Sadece popüler ismi değil; işinizin ihtiyaçlarına ve size en uygun platformu seçin! Unutmayın, bütçenizi en doğru şekilde kullanmak istiyorsunuz. @cisco webex @gotomeetings @skype @zoom @teams bunlardan sadece birkaç tanesi. Bu programların teknik özelliklerini çok iyi öğrenmeden asla programları en önemli müşterileriniz ile kullanmaya başlamayın.
· Gerekli yetkinliklerinizi geliştirin;
Sanal toplantılar, yüz yüze toplantılardan çok daha farklı beceriler gerektirir. Bu alanda hangi yetkinliklerinizi geliştirmeniz gerektiğine karar verin. Bir webinar yönetmek için iyi bir “moderatör”, bir sanal satış toplantısını yönlendirmek için iyi bir “fasilitatör” olmanız gerekir. “Icebreaker”lar, zaman yönetimi, bu toplantılar için son derece önemli beceriler olarak ilk akla gelenlerdir.
· Çevrimiçi sanal satış ziyareti hazırlığınız;
Çevrimiçi sanal satış ziyaretinin, herhangi bir satış ziyaretinden farkı yoktur. Temel hazırlık safhanızı kesinlikle göz ardı etmeyin.
“Müşteriniz ile bu buluşmanızda hedefiniz ne?”
“Bu toplantıdan neyle ayrılmak istiyorsunuz?”
B -Sanal Satış Ziyaretiniz;
· Teknik olarak bir satış ziyareti randevusundan hiçbir farkı olmayacaktır. Neden bu randevuyu istediğiniz, “havuç’ unuz, zamanlama, kimin katılacağı gibi detaylar mutlaka olmalı ve klasik bir satış toplantısındaki gibi elektronik iletişim yollarını kullanarak teyit etmelisiniz.
· İster evden ister ofisinizden bağlanın; mutlaka 10 dakika önce bağlantınızı başlatın ve test edin. Mutlaka iş etiketinize uygun kıyafet ile müşterinizin karşısına çıkın.
· Anket veya “çevrimiçi beyaz tahta”, “ekran paylaşımı” gibi özellikleri kullanacaksanız, öncesinde mutlaka test edin.
· Müşterinizle; toplantınızın hedeflerini, ajandasını ve zamanlamayı mutlaka teyit edin.
· Etraftaki rahatsız edici sesleri minimuma indirin, ses kalitesini sağlamak için kulaklık ve mikrofon kullanın.
· Kameranız toplantıya girmeden önce kapalı, toplantıdayken açık olsun. Kamerayı göz hizanızda tutmanız, düzgün bir görüntü sağlayacaktır.
· Eğer müşteriniz ile ekip olarak buluşuyorsanız; ekibiniz ile toplantının akışını ve iç kurallarınızı belirleyin (toplantıyı kim yönetecek, hangi sırayla konuşulacak gibi..)
· Mutlaka bir “co-host” seçin ve teknik bir aksaklık oluşursa, kimin nasıl devam edeceğini belirleyin.
· Konuşmadığınız zaman kendi mikrofonunuzu ‘sessiz’ durumuna getirin.
· Ekip olarak katılıyorsanız, sessiz kalmayın ve mutlaka katılımcı olun.
· Kullanacağınız olası arka planı iyi seçin. Bir arkadaş buluşması için eğlenceli olabilecek hareketli bir arka plan, kurumsal bir müşteri için uygun olmayacaktır.
· Telefonunuzu sessize alın ve satış ziyaretiniz sırasında gelen elektronik postalarınızı okumaya çalışmayın.
· Yapacağınız sunumun içeriğini basit ve kısa tutun. Unutmayın, çevrimiçi toplantılarda insan odağı, maksimum 20 dakika ile sınırlıdır.
· Birçok platform, toplantıları kayıt altına alma özelliği sunuyor. Bu özelliği kullanacaksanız, müşterinizden mutlaka onay isteyin.
· Toplantı sonunda takip notlarını ve olası aksiyonları, bir elektonik posta mesajı ile ilgili kişilerle teyit edin.
Düzenleyeceğinizi ister bir iç toplantı, ister en önemli müşteriniz ile bir satış toplantınız olsun, yukarıdaki temel noktaları her çevrimiçi sanal toplantınızda gözden geçirmeyi unutmayın !
Covid 19 sonrası açılış adımlarımızda, müşterimiz ile satış görüşmelerimizi yüz yüze gelmeden sanal toplantılar ile bir süre daha devam ettirmek zorunda kalacağız gibi gözüküyor. Bundan en iyi şekilde faydalanmak tabii ki gene bizim elimizde olacak.
Güvende ve Sağlıkla Kalın.
Yazar: Ömür Yeker
